Thay đổi trụ sở công ty

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khác nhau mà doanh nghiệp có thể muốn thay đổi trụ sở công ty, thành lập công ty. Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ của công ty không chỉ đơn giản là sự thay đổi về mặt vật lý mà còn phải đảm bảo yếu tố pháp lý. Nhưng làm thế nào để việc thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp được hợp pháp mà lại nhanh chóng. Hãy cùng theo dõi trong nội dung bài viết dưới đây nhé.

Nội dung chính bài viết

Cơ sở pháp lý

Việc tiến hành thay đổi trụ sở công ty cần phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, cụ thể hoạt động đăng ký thay đổi doanh nghiệp này chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật sau, bao gồm:

  • Luật Doanh nghiệp năm 2014;
  • Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
  • Thông tư 95/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
  • Các văn bản pháp luật có liên quan khác.

Quy định về địa chỉ trụ sở của công ty

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014 thì địa chỉ trụ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Bên cạnh đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải ghi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Căn cứ theo quy định tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở 2014 thì: Trường hợp trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp có ghi trụ sở chính là nhà chung cư hoặc nhà tập thể thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.

Lưu ý:

Mọi trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh đều không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính tại Chung cư thì chưng cư đó phải có chức năng cho thuê văn phòng và phải có giấy tờ chứng minh về việc sử dụng chung cư đó làm văn phòng công ty.

Đối với các địa chỉ khác, doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.

Việc thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có bắt buộc không?

Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ ràng các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày.

Quá thời hạn nêu trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 500.000 – 5.000.000 tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể:

  • Doanh nghiệp bị phạt 500.000 – 1.000.000 nếu quá hạn từ 1 – 30 ngày
  • Doanh nghiệp bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 nếu quá hạn từ 31 – 90 ngày.
  • Doanh nghiệp bị phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên.

Như vậy, có thể thấy, việc thông báo khi có sự thay đổi trụ sở công ty là nghĩa vụ của doanh nghiệp buộc phải thực hiện khi có thay đổi, nếu không sẽ phải chịu chế tài theo quy định.

Các trường hợp thay đổi trụ sở công ty

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty bao gồm 03 trường hợp:

Trường hợp thứ nhất:

Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký được hiểu là việc doanh nghiệp chuyển trụ sở khỏi nơi đã đăng ký trong cùng một địa giới hành chính nhỏ (cấp quận/huyện).

Trường hợp thay đổi này về cơ bản ít làm thay đổi thông tin quản lý thuế của doanh nghiệp cũng như thông tin quản lý đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ: Việc đổi địa chỉ của Công ty từ Số 111 Đường Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, sang địa chỉ Số 123 Phố Chùa Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.

Trường hợp thứ hai:

Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký là việc thay đổi địa giới hành chính cũng như cơ quan có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp. Việc thay đổi này làm thay đổi lớn trong cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp.

Ví dụ: Việc chuyển địa chỉ từ Số 111 đường Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, sang Số 111 Phố Huyện, Thị trấn Quốc Oai, Huyện Quốc Oai, Thành phố Hà Nội.

Trường hợp thứ ba:

Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Việc thay đổi địa chỉ chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là việc thay đổi cơ bản tất cả các thông tin, chỉ tiêu liên quan đến việc quản lý thuế, quản lý doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi này sẽ dẫn tới những thay đổi lớn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị đầy đủ về cơ sở vật chất cũng như các điều kiện có liên quan đến việc chuyển địa điểm hoạt động kinh doanh của mình.

Ví dụ: Chuyển địa chỉ công ty từ Số 123 đường Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, sang Số 88 đường Ngô Sĩ Liên, Phường Kinh Bắc, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh.

Lưu ý: Đối với mỗi trường hợp cụ thể doanh nghiệp lưu ý vì quy trình thủ tục và tính phức tạp của hồ sơ có khác nhau.

Thủ tục thay đổi trụ sở công ty theo quy định mới nhất

Như đã nói ở trên, Công ty có thể thay đổi trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty cùng quận

Thời gian thực hiện hoàn tất thủ tục thay đổi trụ sở chính cùng quận: 03 – 05 ngày làm việc. Khi thay đổi trụ sở công ty cùng quận, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện duy nhất 1 bước là nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh  nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Hồ sơ khách hàng cần chuẩn bị.
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
  • Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
  • Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
  • Giấy ủy quyền nếu có
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác quận

Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan thuế

Theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014: “ Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.”

Hồ sơ gồm chốt thuế bao gồm:

  • Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận
  • Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở
  • Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận.
  • Giấy đăng ký doanh nghiệp bản sao có chứng thực.
  • Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.

Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính

Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ gồm:

  • Mẫu 09, 09a do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp khi thực hiện xong thủ tục chốt thuế
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
  • Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
  • Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
  • Giấy ủy quyền nếu có
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ

Thời gian thực hiện: 03- 05 ngày làm việc.

Bước 3: Trường hợp con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin địa chỉ cũ thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố mẫu dấu mới.

Thời gian thực hiện: 03 – 05 ngày làm việc

Lưu ý:

Đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu pháp nhân công ty.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Khi tiến hành thay đổi trụ sở chính của công ty, xác định rõ phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương của nơi đặt trụ sở mới để tiến hành thay đổi địa chỉ chính thuận lợi.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh, thành phố

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục chốt thuế, chuyển quận tại cơ quan thuế cũ

Tương tự như thay đổi trụ sở doanh nghiệp khác quận, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong trường hợp khác tỉnh, thành phố, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Thời gian thực hiện: 10 – 15 ngày làm việc

Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp chuyển tới

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh, thành phố

Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp theo mẫu

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

Giấy ủy quyền nếu có

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ

Thời gian thực hiện: 03 – 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục khắc dấu và thông báo mẫu dấu mới

Doanh nghiệp tiến hành khắc lại con dấu mới theo địa chỉ trụ sở mới của công ty và thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu tương tự như thay đổi trụ sở khác quận đã phân tích ở trên.

Lệ phí thay đổi trụ sở công ty

Khi thực hiện thay đổi trụ sở công ty thì bạn cần phải nộp lệ phí theo quy định của Nhà nước, cụ thể:

  • Lệ phí đăng ký thay đổi doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần, trường hợp đăng ký trực tuyến thì được miễn lệ phí.
  • Lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp là 300.000 đồng.

Đối với các doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện hay khác quận/ huyện khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với sở kế hoạch đầu tư đều phải nộp phí Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo biểu mẫu nêu trên với mức phí là 300.000 đồng.

Đối với thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, tỉnh: Khi thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển địa chỉ công ty bắt buộc phải hoàn thiện hết các khoản nợ thuế, phạt thuế (nếu có). Không có biểu mẫu cụ thể do tình trạng tài chính – thuế của mỗi doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau. Để nắm được thông tin về vấn đề này các bạn có thể liên hệ với quản lý thuế trực tiếp để nắm rõ được tình trạng nợ thuế, nộp phạt (nếu có).

Các vấn đề cần lưu ý khi thay đổi địa điểm công ty

Sau khi được cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, vẫn còn khá nhiều vấn đề liên quan mà doanh nghiệp cần phải xử lý. Trong đó, vấn đề liên quan đến con dấu và hóa đơn khiến các doanh nghiệp đau đầu nhất.

Vì thế, chúng tôi sẽ hướng dẫn mọi người cách thức thay đổi, bổ sung con dấu và hóa đơn công ty. Cụ thể như sau:

Về con dấu công ty

Nếu thay đổi địa điểm công ty đến một quận/huyện, tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận không phải tiến hành khắc lại dấu.

Về hóa đơn công ty

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện

Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, cần khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn (Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh
  • Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi
  • Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn
  • Nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng
  • Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế

Hoặc nếu khách hàng không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ mà muốn sử dụng hóa đơn mới, khách hàng cần tiến hành:

  • Nộp thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế
  • Nộp thông báo phát hành hóa đơn mới

Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm

  • Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội;
  • Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty;
  • Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký ký và đang tiến hành công việc;
  • Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;

Khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp thì cũng cần thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để họ nắm bắt cho chính xác phục vụ cho công tác quản lý tránh vướng mắc sau này. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp còn phát sinh thêm những thay đổi về hợp đồng, hóa đơn, các thông tin liên quan đến ngân hàng, cơ quan thuế …

Việc chuyển trụ sở chính và địa điểm thực hiện dự án đầu tư là hai thủ tục khác nhau hay cùng một thủ tục?

Việc thay đổi trụ sở chính và địa điểm thực hiện dự án đầu tư là hai thủ tục khác  nhau. Có những doanh nghiệp chỉ thay đổi trụ sở chính mà không thay đổi điểm thực hiện dự án và ngược lại, có những doanh nghiệp tiến hành cả hai thủ tục thay đổi trụ sở chính và địa điểm thực hiện dự án.

Cơ quan giải quyết hai thủ tục này cũng khác nhau: Đối với thủ tục thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp là cơ quan đăng ký kinh doanh; Đối với thủ tục thay đổi địa điểm thực hiện dự án do cơ quan đăng ký đầu tư giải quyết.

Thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế và việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Thay đổi địa điểm thực hiện dự án đầu tư

Nhà đầu tư tiến hành thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Đối với dự án đầu tư không thuộc diện quyết định chủ trương đầu tư

Hồ sơ gồm:

  • Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư;
  • Báo cáo tình hình triển khai dự án đầu tư đến thời điểm điều chỉnh;
  • Quyết định của nhà đầu tư về việc điều chỉnh dự án đầu tư
  • Giải trình hoặc cung cấp giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh những nội dung quy định sau:
    • Bản sao chứng minh nhân dân, thẻ căn cước hoặc hộ chiếu đối với nhà đầu tư là cá nhân; bản sao Giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương khác xác nhận tư cách pháp lý đối với nhà đầu tư là tổ chức;
    • Đề xuất dự án đầu tư bao gồm các nội dung: nhà đầu tư thực hiện dự án, mục tiêu đầu tư, quy mô đầu tư, vốn đầu tư và phương án huy động vốn, địa điểm, thời hạn, tiến độ đầu tư, nhu cầu về lao động, đề xuất hưởng ưu đãi đầu tư, đánh giá tác động, hiệu quả kinh tế – xã hội của dự án;
    • Bản sao một trong các tài liệu sau: báo cáo tài chính 02 năm gần nhất của nhà đầu tư; cam kết hỗ trợ tài chính của công ty mẹ; cam kết hỗ trợ tài chính của tổ chức tài chính; bảo lãnh về năng lực tài chính của nhà đầu tư; tài liệu thuyết minh năng lực tài chính của nhà đầu tư;
    • Đề xuất nhu cầu sử dụng đất; trường hợp dự án không đề nghị Nhà nước giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất thì nộp bản sao thỏa thuận thuê địa điểm hoặc tài liệu khác xác nhận nhà đầu tư có quyền sử dụng địa điểm để thực hiện dự án đầu tư;
    • Giải trình về sử dụng công nghệ đối với Dự án có sử dụng công nghệ thuộc Danh mục công nghệ hạn chế chuyển giao theo quy định của pháp luật về chuyển giao công nghệ. gồm các nội dung: tên công nghệ, xuất xứ công nghệ, sơ đồ quy trình công nghệ; thông số kỹ thuật chính, tình trạng sử dụng của máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ chính;

Hợp đồng BCC đối với dự án đầu tư theo hình thức hợp đồng BCC.

Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc

Cơ quan giải quyết: Cơ quan đăng ký đầu tư

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Đối với dự án đầu tư thuộc thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Hồ sơ bao gồm: gồm những đầu mục hồ sơ tương tự như dự án đầu tư không thuộc diện quyết định chủ trương đầu tư.

Thời gian giải quyết: trong vòng 30 ngày làm việc

Cơ quan giải quyết: Cơ quan đăng ký đầu tư

Số lượng hồ sơ: 04 bộ.

Đối với dự án đầu tư thuộc thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư của Thủ tướng Chính phủ

Hồ sơ bao gồm: gồm những đầu mục hồ sơ tương tự như dự án đầu tư không thuộc diện quyết định chủ trương đầu tư.

Thời gian giải quyết: trong vòng 60 ngày làm việc

Cơ quan giải quyết: Cơ quan đăng ký đầu tư

Số lượng hồ sơ: 08 bộ.

Lưu ý: Trong trường hợp việc điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư làm thay đổi thông tin liên quan ở Giấy phép kinh doanh,.. thì nhà đầu tư phải làm thủ tục thay đổi Cơ quan có thẩm quyền quy định của pháp luật.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về thay đổi địa điểm công ty của doanh nghiệp để bạn đọc tham khảo. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì đừng ngần ngại liên hệ với Rong Ba Group để được tư vấn miễn phí nhé.

Hotline: 034 736 2775
Tư Vấn Online
Gọi: 034 736 2775