Thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế

Hiện nay, doanh nghiệp khi có nhu cầu thay đổi mẫu dấu của doanh nghiệp thì không nhất thiết phải làm thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính nữa.

Tuy nhiên, bạn vẫn nên biết về thủ tục thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế. Hãy theo dõi ngay bài viết của chúng tôi sau đây.

Con dấu của doanh nghiệp là gì ?

Con dấu của doanh nghiệp là phương tiện đặc biệt được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của mình.

Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó.

Nói cách khác có những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không có thì xem như vô hiệu.

Từ năm 2021, vì sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; yêu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới; rút gọn các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh, nên Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống được làm ở các cơ sở khắc dấu thì chữ kí số cũng được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý.

Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.

Con dấu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Nó càng có ý nghĩa quan trọng hơn trong thời đại hiện nay vì khi đó yêu cầu về tính xác thực, tính thẩm quyền đúng đắn ngày càng quan trọng hơn.

Tuy nhiên, rất nhiều người không biết con dấu được thành lập như thế nào, có tác dụng cụ thể ra sao để ứng dụng vào đời sống kinh doanh nên vô tình gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp lẫn đối tác của doanh nghiệp đó. 

Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp 

Theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Cụ thể:

Thẩm quyền quyết định

Thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu như sau:

Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân. Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.

Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Mẫu con dấu công ty

Mẫu con dấu công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Nội dung con dấu

Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.

Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm.

Những điều cấm về con dấu

Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Những trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu

Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Con dấu được hiểu như là một dấu hiệu pháp lí của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất. Con dấu thường được dùng trong các văn bản, tài liệu nội bộ cũng như công khai để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó.

Bên cạnh đó nhờ có con dấu mà gía trị của những văn bản hay báo cáo được đảm bảo và chịu các trách nhiệm pháp lí trươc pháp luật.

Dấu doanh nghiệp có thể được thay đổi. Theo đó, một số trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi mẫu dấu như sau:

– Thay đổi tên doanh nghiệp;

– Thay đổi loại hình doanh nghiệp;

– Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp;

– Mất con dấu hoặc con dấu mờ, bị hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng.

Nhưng trường hợp này yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi con dấu doanh nghiệp để đồng bộ các thông tin của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức, nội dung con dấu theo nhu cầu bất cứ khi nào.

Lưu ý: Trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu. Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì không phải thay đổi mẫu dấu.

thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế

thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế

Không cần làm thủ tục thông báo khi thay đổi mẫu dấu 

Theo quy định hiện nay tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, quy định này đã chính thức được bãi bỏ tại Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, về dấu của doanh nghiệp, Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ còn giữ lại các quy định gồm:

– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (quy định mới được bổ sung trong Luật 2020);

– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (bổ sung thêm);

– Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành (bổ sung thêm);

Như vậy, dù có đăng ký mới hay thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp đều không cần phải làm thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hiện nay, khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động giao dịch trên thị trường, một số đơn vị là đối tác, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp phải có xác nhận mẫu dấu cũ và yêu cầu cam kết đang sử dụng đối với mẫu dấu mới.

Trong trường hợp này, do không có cơ quan nhà nước nào quản lý về mấu dấu nên doanh nghiệp không thể xin xác nhận mẫu dấu cũ.

Trong trường hợp này, phía doanh nghiệp nên giải thích rõ cho các đối tác, khách hàng rằng con dấu doanh nghiệp không được quản lý bởi bất cứ cơ quan nào.

Do vậy không thể xin xác nhận về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới.

Tóm lại, khi thay đổi mẫu dấu mới cho công ty, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

– Không cần phải thông báo việc sử dụng mẫu dấu mới lên Phòng Đăng ký kinh doanh.

– Làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới nếu như đối tác, khách hàng yêu cầu.

Những hồ sơ cần chuẩn bị thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế

Để tiến hành khai báo mẫu dấu với quan thuế, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những loại hồ sơ sau đây (xem Phụ lục II-8 Ban hàm kèm theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT):

Thành phần hồ sơ thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp gồm:

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp (Phụ lục II-8)

Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ. (file đính kèm)

Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên).

Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác).

Tờ khai thông báo mẫu con dấu

Hiện nay, theo hướng dẫn tại Phụ lục II-8 Ban hàm kèm theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT, tờ khai thông báo mẫu con dấu phải bao gồm những nội dung chủ yếu như:

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa)

Mã số doanh nghiệp

Địa chỉ trụ sở chính

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):

Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện

Thông báo về mẫu con dấu: mẫu con dấu, số lượng con dấu, thời điểm có hiệu lực của con dấu

Thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan thuế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ;

Bước 2: Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh;

Bước 3: Nhận được hồ sơ thông báo về mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu con dấu của doanh nghiệp.

Mẫu thông báo về việc thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế


 TÊN DOANH NGHIỆP

Số: …………..

     CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………………….

Mã số doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………………..

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế): ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu như sau:

Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):

– Tên chi nhánh/văn phòng đại diện: ……………………………………………………………………..

– Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện: ………………………………………………………………….  

Hình thức mẫu con dấu:

Mẫu con dấu cũ

Mẫu con dấu mới

Ghi chú

(Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này)

(Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này)

 

Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới: từ ngày …. tháng … năm …

Kính đề nghị Quý Phòng công bố mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

Các giấy tờ gửi kèm:

-…………………

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký, ghi họ tên)

Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong Ba về thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tiến hành thủ tục đăng ký thông báo thay đổi  mẫu dấu cho công ty mình, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm. 

Messenger
Zalo
Hotline
Gmail
Nhắn tin