Một trong những vấn đề quan trọng mà chúng ta cần lưu ý sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chính là thủ tục hậu đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục rất quan trọng đó chính là thủ tục đăng ký mẫu dấu. Vậy pháp luật quy định như thế nào về vấn đề đăng ký mẫu dấu; thủ tục thực hiện như thế nào;… Chính vì vậy, Rong Ba Group xin giới thiệu đến bạn đọc bài viết về đăng ký mẫu dấu mới nhất 2020.
Đăng ký mẫu dấu dựa trên những căn cứ nào?
Việc thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu dựa trên các căn cứ pháp lý sau đây, bao gồm:
Luật Doanh nghiệp năm 2014;
Nghị định số 6/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp;
Nghị định số 9/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Các văn bản pháp luật có liên quan khác.
Khái niệm con dấu
Con dấu là vật thể được khắc chìm hay khắc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản. Con dấu thể hiện tính pháp lý cũng như tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu là cá nhân hay cơ quan tổ chức.
Khi con dấu được đóng lên văn bản thể hiện cũng như khẳng định giá trị pháp lý đối với đối với các văn bản, giấy tờ. Con dấu đóng một vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Một cách trang trọng, con dấu chính là bộ mặt của doanh nghiệp.
Ai có quyền sử dụng con dấu
Theo khoản 3 điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, việc quản lý sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Do đó, ai được quyền giữ con dấu công ty sẽ được quy định tại Điều lệ doanh nghiệp. Trong Điều lệ sẽ có điều khoản nêu rõ ai là người quản lý cất giữ con dấu, sử dụng con dấu.
Thông thường, chủ sở hữu doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ là người có quyền sử dụng con dấu, thể hiện mẫu dấu trong các hợp đồng, giao dịch, hệ thống công việc kinh doanh của công ty.
Tuy nhiên, cũng có không ít doanh nghiệp quy định văn thư, kế toán trưởng là người lưu giữ con dấu thực hiện tại trụ sở công ty và chỉ được mang con dấu ra khỏi trụ sở khi được người đại diện theo pháp luật chấp thuận bằng văn bản.
Khi nào doanh nghiệp đủ điều kiện được cấp con dấu
Có hai trường hợp doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp con dấu.
Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thành lập công ty.
Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.
Theo quy định của pháp luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền tự quyết về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
Đây là một quy định mới, thực sự khả thi và đầy sức thuyết phục, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể chủ động sáng tạo và đồng thời chịu trách nhiệm với mẫu dấu – linh hồn của doanh nghiệp do chính mình làm chủ, qua đó cũng giảm bớt gánh nặng pháp lí cho cơ quan nhà nước là Bộ công an.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu:
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
Cách đăng ký mẫu dấu tại cơ quan có thẩm quyền
Để thực hiện đăng ký mẫu dấu tại Sở kế hoạch đầu tư, cũng giống như trước đây bạn cần phải hoàn thành các thủ tục đăng ký kinh doanh và có được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sau khi nhận được giấy chứng nhận ta sẽ tiến hành thủ tục đăng ký mẫu dấu tại Sở kế hoạch đầu tư theo những bước sau:
Đầu tiên, bạn cần liên hệ với đơn vị khắc dấu thực hiện các thủ tục giống như một dịch vụ mua bán thông thường, sau khi thống nhất về mẫu dấu nội dung ( nội dung phải được đảm bảo hai yếu tố là tên đầy đủ của doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp) bạn có thể tiến hành in theo mẫu đã thiết kế.
Sau khi thực hiện xong, bạn nên kiểm tra lại con dấu một lần nữa xem hình thức và nội dung đã phù hợp với điều kiện về tên và mã doanh nghiệp hay chưa, có phù hợp với văn hóa, thuần phong mỹ tục hay không.
Sau khi con dấu hoàn tất bạn sẽ làm thông báo sử dụng dấu của doanh nghiệp và nộp tại sở kế hoạch đầu tư nơi đăng ký kinh doanh vào các buổi sáng các ngày làm việc trong tuần và kèm theo đó phải có quyết định có nội dung quy đinh rõ về hình thức, nội dung, số lượng, và quyền hạn của mỗi con dấu. Quyết đinh này phải được doanh nghiệp thực hiện trước khi nộp thông báo.
Khi nộp xong thông báo sử dụng dấu của doanh nghiệp bạn sẽ nhận được giấy hẹn về việc đã đăng tải thông tin về con dấu của bạn lên công thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia.
Thủ tục thông báo mẫu dấu theo quy định pháp luật hiện hành
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp.
Chủ thể cần chuẩn bị những giấy tờ như sau:
Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp
Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).
Lưu ý khi điền nội dung thông báo sử dụng dấu của doanh nghiệp:
Thứ nhất, ghi đầy đủ rõ ràng các thông tin về doanh nghiệp như tên, mã số thuế và đóng dấu mẫu một cách rõ ràng nhất, các tình trạng đóng dấu mờ, thiếu nét, chồng đè sẽ bị trả hồ sơ về thực hiện lại. Vì thế tránh để mất nhiều thời gian doanh nghiệp cần phải thực hiện một cách chuẩn xác nhất.
Thứ hai, về ngày bắt đầu có hiệu lực, về ngày bắt đầu này doanh nghiệp có thể tùy chọn thời gian nhưng tất nhiên thời gian này phải ở thời điểm sau khi doanh nghiệp nộp thông báo lên sở kế hoạch đầu tư.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành nhận hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả
Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới của doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp của các lần trước đó không còn hiệu lực.
Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử
Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp
Bước đầu tiên bạn cần làm khi muốn làm thủ tục đăng ký mẫu dấu thông qua mạng điện tử là tạo tài khoản trên cổng thông tin để đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Người thực hiện cần truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ cụ thể là dangkykinhdoanh.gov.vn.
Đây là trang thông tin tin điện tử để các tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng, truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp và phục vụ cho công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh, Hỗ trợ doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp tra cứu tên, đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, thực hiện các quy định về công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi truy cập, chúng ta cần đăng ký kinh doanh, file scan bản công chứng minh chủ của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu
Bước tiếp theo các bạn cần làm là tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu. Hồ sơ thông báo mẫu dấu được thực hiện theo các bước, thứ tự như sau:
Chọn phương thức nộp hồ sơ
Chọn lại hình đăng ký trực tuyến
Tìm kiếm doanh nghiệp/ĐVTT để tiến hành đăng ký thay đổi
Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu
Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử
Xác nhận thông tin đăng ký
Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử
Người thực hiện cần kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, cụ thể là những thông tin được đề cập dưới đây:
Nhập khối thông tin về mẫu dấu: Nhập các thông tin về mẫu con dấu, bao gồm: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, Ghi chú (nếu có)
Điền khối thông tin về Người ký. Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh”
Nhập khối thông tin Người liên hệ: Người đăng ký thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.
Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu
Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ như đã đề cập ở trên, chủ thể đăng ký nhấn nút “Chuẩn bị”.
Nhập̣ mã xác nhậṇ hiển thi ̣trên màn hình.
Tên phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và dưới dạng không chỉnh sửa được.
Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định của pháp luật thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ, đề nghị người đăng ký tiếp tục bổ sung đầy đủ thông tin theo đúng và đủ các tiêu chí đã hướng dẫn ở phần trên.
Bước 6: Ký số, xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Việc chỉ định người ký số được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
Để tiến hành ký số, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút “Ký số” để tiến hành ký số.
Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;
Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
Nhấn nút [Xác nhận];
Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;
Nhấn nút [Ký số];
Nhập mã PIN;
Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].
Bước 7: Nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Hồ sơ người nộp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ hoặc người đăng ký.
Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.
Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, người đăng ký có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.
Hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp sửa đổi bổ sung không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp, do đó người nộp hồ sơ/người đăng ký không phải thực hiện bước thanh toán. Hồ sơ sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sau khi hồ sơ được ký.
Bước 9: Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp.
Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.
Cách đăng ký lại mẫu dấu của doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015
Thời gian 01/7/2015 là ngày Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực, tại văn bản này đã có những thay đổi về việc đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp, vậy nếu doanh nghiệp đã thành lập trước đó thì vấn đề về thủ tục đăng ký mẫu dấu được quy định như thế nào.
Theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP có quy định rằng nếu doanh nghiệp được thành lập trước thời điểm ngày 01/07/2015 khi muốn đăng ký lại mẫu dấu mới thì tuân theo các quy định sau:
Trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu giống hoàn toàn về kích thước, hình dáng, nội dung, màu sắc với con dấu cũ thì chỉ cần là thông báo đăng ký mẫu dấu bình thường như hướng dẫn nêu trên mà không cần thực hiện thêm thủ tục gì khác.
Trường hợp doanh nghiệp muốn thay mẫu dấu mới, có kích thước, hình dàng, nội dung, màu sắc khác với con dấu hiện tại thì bạn cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu bình thường, đồng thời cần phải thực hiện trả mẫu dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an đã đăng ký.
Sự khác biệt giữa đăng ký mẫu dấu trước đây và bây giờ như thế nào?
Điểm qua những khác biệt về con dấu của doanh nghiệp ở thời điểm trước và từ sau ngày 01/7/2015.
|
Tiêu chí |
Trước ngày 01/7/2015 |
Từ sau ngày 01/7/2015 |
|
Quyền quyết định nội dung và hình thức con dấu |
Chính phủ |
Doanh nghiệp |
|
Số lượng con dấu |
Chỉ được phép có 1 con dấu. trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai. |
Tùy ý. Doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu. |
|
Nơi lưu giữ con dấu |
Trụ sở chính của doanh nghiệp |
Tùy theo Điều lệ công ty quy định |
|
Cơ quan giải quyết tranh chấp về quản lý, sử dụng con dấu |
Bộ Công an |
Dự kiến là Tòa án |
|
Quy trình đăng ký mẫu dấu |
Con dấu làm xong phải đăng ký mẫu tại cơ quan Công an. Chỉ được sử dụng con dấu sau khi được cơ quan Công án cấp giấy chứng nhận đnăg ký mẫu dấu. |
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. |
Từ bảng so sánh trên, cho thấy việc cải cách con dấu doanh nghiệp từ thời điểm 01/7/2015, giúp doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong các thủ tục đăng ký mẫu con dấu.
Trước đây, việc quy định về con dấu doanh nghiệp mang nặng tính hình thức, hầu như các văn bản, hợp đồng của các doanh nghiệp bắt buộc phải có con dấu. Các văn bản nội bộ doanh nghiệp, hợp đồng giao dịch của doanh nghiệp chỉ có giá trị pháp lý khi nó tồn tại con dấu của doanh nghiệp.
Có thể nói ở thời điểm trước kia, con dấu doanh nghiệp có giá trị pháp lý cao hơn cả chữ ký của người có thẩm quyền, trường hợp có chữ ký của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp nhưng không có con dấu thì xem như văn bản, hợp đồng đó vô giá trị (không có giá trị pháp lý).
Đồng thời, trước đây, quy định mỗi doanh nghiệp chỉ được phép có 1 con dấu và con dấu phải được đặt ở trụ sở chính, nhiều trường hợp xảy ra, chỉ việc xin mỗi con dấu phải đến trụ sở chính rất tốn thời gian. Quy định mới tại Luật doanh nghiệp 2014 đã giải quyết những rắc rối này.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi về việc đăng ký mẫu dấu để bạn đọc tham khảo, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhé.
