Việc đăng ký mã vạch sản phẩm là một yếu tố rất quan trọng, mã số mã vạch in trên sản phẩm giúp công ty, nhà quản lý, siêu thị dễ dàng quản lý hàng hóa và giúp công ty kiểm soát sản phẩm ra thị trường. Để hiểu rõ hơn về đăng ký mã vạch sẩn phẩm, hồ sơ, trình tự đăng ký, bài viết của Công ty Luật Rong Ba trình bày cụ thể dưới đây.
Căn cứ pháp lý về đăng ký mã số mã vạch
Nghị định 74/2018/NĐ-CP;
Thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số, mã vạch.
Mã số mã vạch là gì ?
Mã số mã vạch là 1 dãy số được dán trên hàng hóa, dãy số này chứa tất cả các thông tin của nhà sản xuất khi sử dụng phần mềm chuyên dụng để quét, nó giúp người tiêu dùng có thể kiểm tra và biết được xuất xứ, từ đó tạo lòng tin và sự an tâm hơn khi người tiêu dùng chọn lựa.
Mã số mã vạch có cấu tạo gồm 2 phần chính gồm:
Mã số GS1: Đây là cấu trúc mã số tiêu chuẩn có tác dụng nhận dạng sản phẩm tại mỗi quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau.
Mã vạch GS1: Là một dãy các vạch và cách nhau bởi các khoảng trống song song được thiết kế dựa trên nguyên tắc mã hoá nhất định để chứa dữ liệu về sản phẩm đó.
Mã số mã vạch giúp kiểm soát được chất lượng, số lượng hay đơn vị cung cấp,…
Đăng ký mã vạch sản phẩm là gì
Đăng ký mã vạch sản phẩm là việc tổ chức, cá nhân đăng ký với cơ quan nhà nước là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, từ đó, tổ chức, cá nhân tiến hành đưa mã số mã vạch vào in trên từng sản phẩm để sử dụng.
Thực tế, định nghĩa đăng ký mã vạch là gì không được đề cập trong bất kỳ văn bản pháp luật nào. Thay vào đó, tại điều 3 quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN giải thích, mã số là một dãy các con số được sử dụng nhằm phân định sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức. Trong khi đó mã vạch là một dãy các vạch được sắp xếp song song, chúng sẽ kết hợp cùng với mã số giúp máy quét có thể đọc được thông tin.
Các loại mã vạch sản phẩm khi đăng ký mã vạch
Mã doanh nghiệp:
Mã doanh nghiêp là mã Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN phân bổ cho các sản phẩm của mình
Mã DN 8 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 dưới 10.000 loại sản phẩm;
Mã DN 9 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 dưới 1000 loại sản phẩm;
Mã DN 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;
Mã số địa điểm toàn cầu GLN:
Mã số địa điểm toàn cầu GLN dùng để phần định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng.. của DN. (Lưu ý: mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm).
Mã số rút gọn EAN-8:
Mã số rút gọn EAN-8 được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cầp riêng cho từng sản phẩm.
Tại sao phải đăng ký mã vạch cho sản phẩm?
Việc đăng ký mã vạch cho doanh nghiệp với cơ quan có thẩm quyền không chỉ đơn thuần để được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch (MSMV). Bên cạnh đó, khi sản phẩm, hàng hóa có mã số mã vạch sẽ giúp việc quản lý dễ dàng tiện lợi hơn. Đồng thời, dựa vào mã số mã vạch giúp cho sản phẩm có thể được phép xuất nhập khẩu, hay phân phối vào hệ thống cửa hàng, đại lý, siêu thị….
Ngoài ra, với việc đăng ký mã số mã vạch sản phẩm còn giúp:
Phân biệt các sản phẩm của doanh nghiệp trong kho hàng hay với các sản phẩm của công ty khác.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa nhanh chóng như tính tiền, xuất hóa đơn,..
Tiết kiệm thời gian trong khâu kiểm kê hàng hóa, tính toán.
Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về số liệu sản phẩm thông qua mã số mã vạch.
Phục vụ cho hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử hiện đại.
Đăng ký mã số mã vạch sản phẩm còn phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu ra thị trường trong và ngoài nước.
Người tiêu dùng dựa vào mã số mã vạch có thể truy xuất được thông tin, nguồn gốc sản phẩm.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì việc đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm không bắt buộc. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm của mình hoặc không. Nhưng nếu muốn hưởng được những lợi ích trên thì doanh nghiệp nên đăng ký với cơ quan thẩm quyền. Trong trường hợp doanh nghiệp không đăng ký mã vạch với cơ quan thẩm quyền mà tự ý sử dụng sẽ bị xử lý theo Nghị định số 119/2017/NĐ-CP.
Vậy nên, việc đăng ký mã số mã vạch sản phẩm không chỉ đơn thuần giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý hàng hóa, mà còn chúng được công nhận trên toàn cầu.
Lợi ích khi đăng ký mã số mã vạch
Khi sản phẩm được đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp sẽ tiến hành quản lý hàng hóa trên các thiết bị điện tử kỹ thuật số thay thế cho việc ghi chép sổ tay. Từ đó, nguồn nhân lực và thời gian được tiết kiệm tối đa dẫn đến năng suất công việc được nâng cao.
Mã vạch được mã hóa và quản lý, lưu trữ trên các thiết bị điện tử mà không qua các công việc ghi chép hoặc nhập liệu. Vì thế, những sai sót có thể xảy ra được hạn chế tối đa, các kết quả đảm bảo được độ chính xác cao.
Việc thanh toán, tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ mã vạch sản phẩm đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng với quy trình được thực hiện nhanh chóng, rõ ràng.
Mã số mã vạch đã được đăng ký còn là yếu tố giúp phân biệt sản phẩm, hàng hóa của thương hiệu này với những thương hiệu khác.
Cuối cùng, không thể không kể đến đó chính là giúp sản phẩm, hàng hóa của bạn được phân phối ở những kênh bán hàng lớn hơn như siêu thị, trung tâm thương mại hay thậm chí là xuất khẩu ra nước ngoài, khả năng tiếp cận người dùng cao hơn
Điều kiện để được đăng ký mã số mã vạch sản phẩm
Phải là tổ chức có Giấy phép kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/Quyết định thành lập hợp pháp.
Đầy đủ giấy tờ và nộp phí đầy đủ theo quy định.
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm gồm:
Bản đăng ký mã số mã vạch hàng hóa;
Bản đăng ký danh mục sản phẩm, hàng hóa sử dụng mã GTIN;
Bản sao Quyết định thành lập công ty hoặc Giấy phép kinh doanh;
Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam theo mẫu;
Phiếu đăng ký thông tin cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam theo mẫu quy định.
Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm được thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định số lượng sản phẩm dự định đăng ký sử dụng mã số mã vạch
Theo quy định thì tổng chủng loại sản phẩm dự định đăng ký mã vạch được xác định gồm: dưới 100 sản phẩm, trên 100 dưới 1.000 sản phẩm, trên 1.000 dưới 10.000 sản phẩm và trên 10.000 dưới 100.000 sản phẩm.
Tùy vào nhu cầu và chiến lược kinh doanh thì doanh nghiệp chọn tổng chủng loại sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu được quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN mà chúng tôi đã nêu cụ thể ở trên, quý khách có thể tham khảo.
Hồ sơ sau đó nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có địa chỉ ở số 8 – Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội để xin cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch.
Hoặc có thể đăng ký sử dụng mã số mã vạch trực tuyến tại website của Trung tâm MSMV Quốc gia.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ đăng ký mã số mã vạch
Khi nhận được hồ sơ đăng ký, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng sẽ tổ chức thẩm định hồ sơ theo các quy định.
Thời gian thẩm định không quá 05 – 8 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký sử dụng mã vạch sản phẩm.
Bước 4: Cấp/từ chối cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ thì Tổng cục TCĐLCL có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch, đồng thời tiến hành vào sổ đăng ký và lưu vào ngân hàng mã số quốc gia.
Nếu hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ thì trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ Tổng cục TCĐLCL – Bộ Khoa học và Công nghệ thông báo cho tổ chức, cá nhân sửa đổi, hoàn thiện.
Giấy chứng nhận mã số mã vạch nhận trực tiếp Tổng cục TCĐLCL hoặc được gửi qua bưu điện.
Lưu ý: Sau khi được cấp giấy chứng nhận, chủ sở hữu cần thường xuyên cập nhật, khai báo các thông tin sản phẩm sử dụng mã số mã vạch và khai thác các tính năng khác trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã vạch quốc gia (IDD) tại website idd. Nếu không cập nhật thì sản phẩm đó sẽ không được hiển thị trên phần mềm quét mã số mã vạch trên điện thoại di động.
Giấy chứng nhận mã số mã vạch có thời hạn bao lâu ?
Hiệu lực của Giấy chứng nhận đăng ký mã vạch sản phẩm có thơi hạn không quá 03 năm kể từ ngày cấp.
Hàng năm doanh nghiệp cần phải nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch và phải nộp trước ngày 30/6 hàng năm.
Chi phí đăng ký mã số mã vạch
Các khoản phí đăng ký mã vạch sản phẩm quy định tại Thông tư số 232/2016/TT-BTC cần phải nộp gồm:
Phí sử dụng mã doanh nghiệp GS1: 1.000.000 đồng/mã;
Phí sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN): 300.000 đồng/mã;
Phí sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8): 300.000 đồng/mã.
Đối với mã số mã vạch nước ngoài thì mức phí đăng ký sử dụng gồm:
Hồ sơ ≤ 50 mã sản phẩm: 500.000 đồng/hồ sơ;
Hồ sơ > 50 mã sản phẩm: 10.000 đồng/mã.
Phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm gồm:
Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số: 500.000 đồng/năm;
Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số: 800.000 đồng/năm;
Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số: 1.500.000 đồng/năm;
Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số: 2.000.000 đồng/năm;
Sử dụng mã địa điểm toàn cầu GLN: 200.000 đồng/năm;
Sử dụng mã số GTIN-8: 200.000 đồng/năm.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong Ba về đăng ký mã vạch sản phẩm. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu về đăng ký mã vạch sản phẩm và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
